Magazyn może mieć własny zespół i własne regały, a jednocześnie korzystać ze wspólnej bramy, podjazdu oraz instalacji budynku. Przyjęcie towaru jest wtedy nie tylko procesem logistycznym. Potrzebuje ustaleń między użytkownikiem powierzchni a osobami odpowiedzialnymi za nieruchomość.
Rozdziel trzy listy zadań
Pierwsza dotyczy przesyłki: awizacja, liczba jednostek, odbiór i sprawdzenie zgodności. Druga obejmuje sam lokal: rozmieszczenie wyposażenia i wewnętrzny obieg towaru. Trzecia dotyczy budynku, czyli dostępu, wspólnych przejazdów oraz usterek urządzeń pozostających poza bieżącą obsługą magazynu. W każdej części wskaż osobę podejmującą decyzje.
Opis usług administracyjnych i technicznych E&M wymienia między innymi organizowanie napraw i kontrolę umów dotyczących obsługi nieruchomości. Nie oznacza to przejęcia każdej czynności logistycznej. Zakres powinien wynikać z konkretnych ustaleń, a nie z samej nazwy administratora.
Zgłaszaj ograniczenia z wyprzedzeniem
Jeżeli jednego dnia planowane są prace przy wejściu i duża dostawa, informacja musi dotrzeć do wszystkich zainteresowanych. Podaj przedział czasu, miejsce oraz kontakt do koordynatora. Warto rozróżniać potwierdzone ograniczenie od wstępnej propozycji terminu; inaczej magazyn może odwołać odbiór, choć prace jeszcze nie zostały zamówione.
Na stronie firmy administrującej nieruchomościami przedstawiono kilka obszarów obsługi budynków. Dla magazynu szczególnie ważne jest ustalenie, kto zbiera zgłoszenia dotyczące otoczenia i jak potwierdza się ich przekazanie.
Przygotuj krótką kartę dostępu
Dokument dla dostawców powinien wskazywać właściwe wejście, osobę odbierającą i potwierdzone zasady ruchu. Nie wpisuj do niego prywatnych danych innych najemców ani informacji, których nie wolno udostępniać. Jeśli potrzebujesz doprecyzowania obowiązków, przekaż opis użytkowania magazynu do konsultacji. Konkretna mapa czynności ułatwia rozmowę znacznie bardziej niż prośba o „obsługę wszystkiego”.